Microsoft Viva består av en rekke ulike moduler som til sammen skal legge til rette for trivsel, læring og god kommunikasjon. Ifølge Microsoft er dette den første plattformen for ansattopplevelse, også kalt «EXP» («Employee Experience Platform»).
På samme måte som OneNote og Planner, er Viva koblet sammen med alle appene i Microsoft 365-skyen. SharePoint, Teams og Outlook er hovedmotorene bak denne plattformen, med noe variasjon mellom modulene. Du får tilgang til alle modulene via Teams, Microsoft sin samhandlingsplattform.
Microsoft Viva har ulike arbeidsmetodikker innebygget, og hjelper deg med å jobbe smartere. Disse verktøyene handler om hvordan du jobber, mens Teams fokuserer mer på selve jobben.
Hvorfor trenger du Microsoft Viva?
Du har kanskje allerede fått en e-post fra Microsoft Viva om hvor ofte du har møter, hvem du vanligvis kommuniserer med og hvor ofte du har fokustid uten avbrytelser?
Eller har du opplevd at Viva Insights i Outlook spør deg om du har husket å følge opp en e-post du har svart på tidligere?
Dette er magien i Microsoft Viva. Med personlige innsikter og en oversikt over hvordan du bruker dagen din, vil Microsoft hjelpe deg med å bygge gode vaner. Ikke bare for å få mer gjort, men også for å trives bedre på jobb.
Kanskje du kan sette av litt fokustid i kalenderen hvor du kun fokuserer på én oppgave? Eller tar et oppgjør med vanen med å svare på e-post etter arbeidstiden?
Microsoft Viva hjelper deg med å bli bevisst på hvordan du jobber
Formålet med Viva er å bidra til en god balanse mellom jobb og fritid, og muligheten til å være «et helt menneske» på jobb. Dette er spesielt viktig nå som hybridarbeid har kommet for å bli.
Det første steget for å jobbe smartere er å bli bevisst på hvilke vaner du allerede har. Deretter kan du velge om du ønsker å endre disse. Viva gir deg oversikten og rådene, men det er opp til deg om du vil følge dem.
Microsoft Viva Suite består av mange ulike moduler. Alle disse har som mål å forbedre arbeidsflyten og kommunikasjonen i bedriften.
- Viva Insights gir deg innsikt og analyse av arbeidsvanene dine, hjelper deg med å planlegge fokustid og koble av når arbeidstiden er over.
- Viva Learning inneholder korte opplæringsvideoer fra blant annet Microsoft og LinkedIn.
- Viva Topics brukes for å organisere kunnskap innad i bedriften ved hjelp av kunstig intelligens.
- I Viva Connections kan du opprette et intranett og tilpasse din egen oversikt som samler all informasjonen på ett sted.
- Viva Engange er en ny versjon av Yammer i Teams. Denne modulen fungerer som et sosialt nettverk for hele organisasjonen.
- Viva Goals hjelper deg med å nå målene dine på en systematisk måte ved hjelp av OKR («Objectives and Key Results»).
- Viva Sales er et verktøy for å samle inn kundedata automatisk ved hjelp av Office 365 og Teams. Viva Sales blir tilgjengelig senere i år.
Hva kan du bruke Viva Insights til?
Nå som du vet hva Viva er – hvor skal du begynne? Det er lett å gå seg vill i alle mulighetene som finnes i Microsoft 365, og Viva er intet unntak. Før du har fått oversikten kan det være lurt å velge ut en app eller funksjon som du ønsker å teste ut.
Vi anbefaler at du begynner med Viva Insights. Her får du tre tips til hvordan du kan komme i gang.
1. Reserver fokustid
I Viva Insights kan du sette av tid i kalenderen din til fokustid, slik at du kan prioritere oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Du kan enten planlegge tidspunkt og varighet manuelt, eller la Viva Insights gjøre det for deg.
Fokustiden blir automatisk lagt inn i kalenderen din og varslinger skrus av.
2. Virtuell pendling
For å unngå at jobb og fritid glir over i hverandre, hjelper Viva Insights deg med å avslutte arbeidsdagen ved hjelp av «virtuell pendling».
Det eneste du trenger å gjøre er å oppgi hvilket klokkeslett du ønsker å avslutte arbeidsdagen.
Ved arbeidstidens slutt får du en oversikt over hvor mange To Do-oppgaver du har fullført denne dagen, du blir spurt om hvordan du føler deg og hvilke oppgaver som gjenstår. Du får også en oversikt over hvilke møter du har den neste dagen.
En slik refleksjon bidrar til å rydde opp i tankene dine etter en hektisk arbeidsdag.
3. Meditasjon og pusteøvelser
Er du stresset? Da kan kanskje meditasjon og oppmerksomt nærvær («mindfulness») være noe for deg.
I Viva Insights får du tilgang til veiledet meditasjon og pusteøvelser fra Headspace. Disse skal hjelpe deg med å roe ned før en stor presentasjon, koble av etter en lang arbeidsdag eller finne fokus.
Dette er også en del av den virtuelle pendlingen.
Opptatt av personvern?
Alle dataene i Viva Insights lagres i din egen Exchange Online-konto. Det betyr at sikkerheten er ivaretatt på samme måte som for e-postkontoen og kalenderen din.
Det er kun du som har tilgang til dine personlige innsikter og analyser, og eventuelle analyser på overordnet nivå vil være aggregert. Det betyr at det ikke er mulig å identifisere enkeltpersoners svar.
Microsoft følger GDPR ved behandlingen av data i Viva, så du slipper å bekymre deg for at dataene dine kommer på avveie. I UNIC har vi dessuten stort fokus på IT-sikkerhet, og hjelper deg med å få på plass en sikker IT-løsning.
Her kan du lese mer om hva Microsoft skriver om personvern i Viva Insights
Vil du lære mer om Teams?
Vil du lære mer om hvordan du kan komme i gang med å bruke Teams? Sjekk ut våre gratis webinarer her
