For å bruke Microsoft Planner i Teams må du først legge til appen «Tasks».
Tasks, også kalt Oppgaver på norsk, er en kombinasjon av Planner for prosjektplanlegging og To Do for individuelle oppgavelister.
Med Tasks blir alle oppgavene dine samlet på ett sted i Teams – enten det er personlige påminnelser og oppgaver eller delte prosjektplaner.
Takket være koblingene mellom de ulike tjenestene i Microsoft 365-skyen, vil alle oppgaver og notater synkroniseres på tvers av apper og enheter. Dette gjelder så lenge du er logget på den samme kontoen.
Du kan også koble til andre apper som OneNote, Power Automate, Outlook og SharePoint for å gjøre arbeidsflyten enklere.
Bruk Microsoft Planner i Teams til prosjektplanlegging
Planner gjør at hele teamet kan dele en felles oversikt over hvilke oppgaver som skal gjøres, hvilke som pågår og når de skal være ferdige. Du kan for eksempel legge til oppgaven «Lage en presentasjon til webinaret» med forfallsdato 15. september 2022. Deretter kan du tildele denne til deg selv eller en kollega.
Personen som har fått tildelt oppgaven vil få et varsel på e-post når forfallsdatoen nærmer seg. Slik unngår dere frustrasjon på grunn av usikkerhet om hvem som egentlig hadde ansvaret for den enkelte oppgaven.
Du kan også skrive notater eller en kommentar direkte i oppgaven, og deretter tildele den til en annen kollega for innspill. Det er også mulig å opprette en sjekkliste for den enkelte oppgaven eller laste opp et vedlegg.
Denne måten å organisere oppgaver på kalles gjerne en Kanban-tavle. Det vil si at oppgavene deles opp i mindre, konkrete deloppgaver med en estimert tidsplan. Microsoft Planner er perfekt for dette.
Hold oppgavefordelingen ryddig
For å gjøre planen mer oversiktlig, kan du opprette ulike samlinger av oppgaver. Du kan for eksempel lage en samling for hver kategori eller hvert tema.
Du kan også legge til egendefinerte etiketter på oppgavene for å gjøre det enklere å se hva de gjelder, eller merke oppgavene etter prioritet. Her er det kun fantasien som setter grenser.
Du kan dessuten organisere oppgavene basert på fremdrift, hvem som har fått tildelt oppgaven, forfallsdato, etiketter og prioritet.
Det finnes mange måter å tilpasse Planner til hvordan du ønsker å jobbe. Vårt tips er å begynne i det små, og deretter tilpasse planen mer etter hvert. Hvis du allerede vet hvordan du ønsker å organisere oppgavene dine, finnes det mange muligheter i Microsoft Planner.
Ulike visninger gir deg oversikt
Både i Tasks-appen i Teams og i nettleseren (https://tasks.office.com) kan du velge mellom å se en liste over alle oppgaver, en visuell tavle, diagrammer og tidsplan.
- Liste: en kompakt liste som viser alle oppgavene i planen
- Tavle: en grafisk oversikt med «drag and drop»-funksjon for å flytte oppgaver
- Diagrammer: en oversikt over antall oppgaver og fordelingen mellom ulike samlinger og personer
- Tidsplan: en kalender som viser forfallsdato for oppgavene hvor dette er oppgitt
Det er særlig tavle-visningen med digitale post it-lapper som gjør Planner så intuitiv og oversiktlig.
I nettleserversjonen har du også mulighet til å legge til en egen notatblokk i OneNote som er koblet til planen. I Teams kan du legge til OneNote som en ny fane i det samme teamet som planen er koblet til.
Legg til Planner i Teams med Tasks-appen
For å begynne å bruke Planner i Teams må du først søke opp og legge til «Tasks levert av Planner og To Do». Den samlede oppgaveoversikten fra Planner og To Do finner du ved å klikke på Tasks-ikonet i hovedmenyen til venstre i Teams-vinduet etter at du har lagt til appen.
Du kan også legge til en delt plan i en kanal i et team, som kan brukes av alle. Denne legges til på samme måte som andre apper, ved å trykke på «+»-tegnet i fanen øverst i den valgte kanalen.
Se videoen under for en demonstrasjon av hvordan du kan legge til en ny app i Teams.
Jobber du alene? Du kan fortsatt bruke Planner!
Hvis du jobber alene, eller ikke ønsker å dele planen din med andre, kan du fortsatt bruke Planner for å holde oversikt over arbeidsoppgavene dine. Du kan også bruke To Do for personlige oppgaver og påminnelser, men her har du ikke den samme tavle-visningen som finnes i Planner.
Du kan enten opprette et privat team i Microsoft Teams og legge til en ny Planner-oversikt koblet til denne, eller bruke Planner i nettleseren for å opprette en privat plan.
Ved å gå til Planner i nettleseren kan du opprette en ny privat plan. Dette oppretter automatisk en ny Microsoft 365-gruppe, men planen er ikke synlig for andre enn deg selv og de du eventuelt inviterer til planen eller legger til i gruppen din.
Du kan derfor være sikker på at ingen andre fullfører oppgavene dine for deg!
Bli med på gratis webinar om Teams
Vil du lære mer om hvordan du kan komme i gang med å bruke Teams? Sjekk ut våre gratis webinarer her
