Med Workflows i Microsoft Teams kan du lage egne flyter for å forenkle arbeidshverdagen din. Du kan for eksempel lage en arbeidsflyt for å erstatte en manuell godkjenningsprosess, lagre en chatmelding i Planner eller OneNote, eller planlegge et møte.
Denne appen bygger på Power Automate, og er koblet til alle appene i Microsoft 365-universet. Dette gjør at du kan sette opp automatiseringer ved bruk av blant annet Teams, Outlook, SharePoint, Excel, Forms og OneNote. I tillegg kan du koble til en rekke tredjepartsapper, for eksempel Slack, X, YouTube og Salesforce.
Hva er Power Automate?
Power Automate er en del av Microsoft Power Platform, som er Microsoft sin plattform for lavkodeverktøy. Med dette verktøyet kan du lage automatiserte flyter uten bruk av kode. Power Automate er nå en del av Workflows-appen i Teams.
De andre delene av Power Platform tar for seg apputvikling med Power Apps, dataanalyse i Power BI og webutvikling i Power Pages. Til sammen gjør disse tjenestene det mulig for alle å utvikle løsninger som forenkler arbeidshverdagen, i motsetning til mer avanserte verktøy som krever spesialisert programmeringskompetanse.
Dette består en skyflyt av
En skyflyt består av en utløser («trigger») og flere handlinger («actions»). Etter å ha valgt en utløser, for eksempel innsending av et skjema eller en ny kanalmelding i Teams, kan du legge til en eller flere handlinger som vil kjøre etter hverandre. Disse flytene kan være så enkle eller så kompliserte som du ønsker – her er det bare å prøve seg frem!
Hvilke utløsere og handlinger som er tilgjengelige, avhenger av hvilken tilkobling («connection») du har valgt.
Har du valgt Outlook, vil du for eksempel ha muligheten til å sende en e-post, hente vedlegg, opprette en kontakt eller hendelse. Teams-tilkoblingen lar deg blant annet dele en melding i en chat eller kanal, legge til medlemmer i et team eller opprette nye kanaler.
En flyt kan startes direkte, automatisk ved for eksempel innsending av et skjema, eller på et gitt tidspunkt hver dag.
Eksempel: Lagre en melding til OneNote
Vi skal nå vise deg hvordan du kan opprette en flyt som lagrer en melding til OneNote, ved hjelp av en mal i Workflows.
1. Åpne Workflows-appen
Workflows er tilgjengelig fra ulike steder i Teams – i en egen app, der du skriver meldinger eller i en kanal. I Workflows-appen får du en komplett oversikt over alle flytene dine, og mulighet for å opprette nye.
Steg 1: Åpne Teams, og velg Apper nederst i menyen til venstre
Steg 2: Søk opp Workflows i søkefeltet øverst til venstre
Steg 3: Klikk på Åpne
Her ser du status på alle flytene dine, og kan enkelt opprette nye flyter ved hjelp av en mal eller fra bunnen av.
Og et lite tips – høyreklikk på Workflows-ikonet som har dukket opp i menyen til venstre, og velg Fest. Da vil Workflows alltid være tilgjengelig i menyen når du åpner Teams, så du slipper å lete.
2. Bruk en ferdig mal
Det er enkelt å komme i gang med maler i Workflows-appen i Teams. Her finner du ferdige oppsett for en rekke ulike oppgaver, for eksempel for å videresende e-postmeldinger til en kanal i Teams, opprette en Planner-oppgave eller starte en godkjenning.
Steg 1: Velg malen «Lagre en melding i OneNote», som du ser nederst på bildet over. Du vil da få opp dette vinduet, som viser at flyten kobler seg til Microsoft Teams, OneNote og Office 365-brukere. Klikk på Neste.
Steg 2: Du kan nå velge hvilken notatblokk og inndeling i OneNote flyten skal kobles til. Hvis du allerede bruker OneNote, vil du se navnet på notatblokkene dine her.
Steg 3: Klikk på «Opprett flyt». Arbeidsflyten er nå lagt til, og du vil se denne bekreftelsen
3. Lagre en melding
Du kan nå lagre en chat- eller kanalmelding direkte til OneNote fra Teams. Hold over meldingen til menyen dukker opp, og klikk på de tre prikkene. Velg «Lagre en melding i OneNote».
Du vil nå få mulighet til å legge til et notat sammen med meldingen i OneNote. Klikk på «Submit» når du er ferdig.
4. Du kan nå se meldingen i OneNote
Gå til OneNote for å se meldingen som ble lagret. Hvis du ønsker å gjøre endringer i hvor meldingen ble lagret, kan du redigere flyten din i Workflows-appen i Teams.
Trenger du hjelp til å komme i gang?
Kontakt oss gjerne, så hjelper vi deg i gang med å utnytte mulighetene i Power Platform!
