Kommunikasjon er noe vi alle kan bli bedre på, ikke sant?
Vi har tatt en prat med Stine om hvordan Microsoft Teams kan gjøre det både lettere – og gøyere – å kommunisere internt. Hun er utdannet sosiolog og har ansvaret for kommunikasjon og markedsføring i UNIC.
Hvorfor er god internkommunikasjon så viktig?
Det å snakke sammen er kanskje noe av det viktigste vi gjør – både for å utveksle ideer, diskutere, fordele oppgaver – og ikke minst for å oppklare misforståelser. Tenk deg hvis alle skulle jobbet alene med sitt, og aldri snakket sammen. Det blir typisk silotankegang der det ikke er noe samarbeid på tvers av fagfelt. Vi trenger dialog for å forstå hverandre.
I den hybride arbeidshverdagen blir det ekstra viktig å legge til rette for god kommunikasjon når folk befinner seg på ulike steder fysisk. Det er fort gjort å tenke at man ikke vil forstyrre kollegaene sine på hjemmekontor, og at terskelen for å ta kontakt blir for høy, hvis man ikke har gode digitale verktøy for samarbeid.
I tillegg er den uformelle praten i gangen eller ved kaffemaskinen viktig både for trivsel og kreativitet. Her kan for eksempel Teams gjøre det enklere å holde kontakten på en uformell måte – akkurat som på kontoret.
Hva er fordelene med å bruke Microsoft Teams?
En av de største fordelene med å bruke Teams, er at alt er samlet på ett sted. Du har personlige og delte filer, samtaler, videomøter, apper for notatskriving og oppgaveplanlegging – og mye mer!
Alt dette kan systematiseres i ulike team og kanaler. Da slipper du å bruke mye tid på å lete frem ulike programmer, logge inn i ulike portaler og liknende. Det er utrolig hvor mye du kan gjøre direkte i Teams-vinduet.
Jeg liker også veldig godt at teamet blir som et digitalt kontorlandskap. Her kan du bygge fellesskap og tilhørighet, på samme måte som på det fysiske kontoret. Det er enkelt å snakke sammen på en uformell måte, som gjerne gir rom for raskere avklaringer og idéutvekslinger enn via e-post.
Kort sagt kan Teams forbedre informasjonsflyten, skape tilhørighet og gjøre samarbeid enklere.
Finnes det noen utfordringer?
Som flere kanskje har oppdaget allerede, kan det fort bli uoversiktlig hvis strukturen ikke er på plass. Kanskje har du glemt hvor en melding ble postet, eller hvor filen ble lagret. Det kan være et problem hvis det opprettes mange like team med liknende navn eller uten et konkret formål.
Et annet problem kan være for mange – eller for få – varslinger. Her kan det være lurt å gå gjennom varslingsinnstillingene for å sjekke at du får varsel om viktige meldinger, og skru av det du ikke trenger.
Det er også en utfordring med slike digitale verktøy at man alltid er tilgjengelig, også etter arbeidstiden. Her vil jeg anbefale å skru på «stilletid» i Teams der du kan bestemme at varslinger skal være avslått for eksempel etter arbeidstid og i helgen. I tillegg har du ulike verktøy i Microsoft Viva som skal hjelpe til med å balansere jobb og fritid.
En av de største utfordringene er likevel kanskje å ta i bruk et nytt system. For at Teams skal fungere etter hensikten, er det viktig at alle følger med på nye meldinger og beskjeder som publiseres, slik at det faktisk fungerer som en kommunikasjonskanal.
Hvordan unngå kaos i Teams?
Et tips er å organisere team og kanaler etter hvordan dere jobber i dag, slik at det føles naturlig. Du kan for eksempel opprette et felles team hvor hver avdeling har sin egen kanal, eller et eget team for hver avdeling eller prosjekt.
Det kan være nyttig å ha en tydelig navnestandard slik at teamene blir oversiktlige, og ha klare retningslinjer for bruken av Teams.
Her kommer også opplæring inn – du kan unngå mye frustrasjon hvis du bruker litt tid på å utforske Teams og alle mulighetene som finnes. Det kan være lurt å avklare hva formålet med å bruke Teams er, og hvorfor det er nyttig for bedriften. Hvis ikke, er det fort gjort å falle tilbake i gamle spor.
Jeg anbefaler å velge én person i bedriften som har hovedansvaret for oppsettet, eventuelt la IT-avdelingen administrere Teams. Da blir det lettere å holde oversikt over hvilke team som finnes, hvem som er medlem og innstillingene som er satt.
Finnes det andre digitale verktøy i Microsoft-skyen?
Det finnes mange verktøy i Microsoft 365-skyen for å forenkle arbeidshverdagen. Et godt eksempel er som nevnt Teams, hvor du også kan finne mange andre apper. Du har for eksempel Planner og To Do, som hjelper deg med å organisere oppgaver som skal gjøres.
I tillegg kan du blant annet bruke Microsoft Forms for å opprette spørreskjemaer, OneNote for å skrive notater, Skift for skiftplanlegging og Godkjenninger for å sende forespørsler som trenger intern godkjenning.
Det finnes også mange muligheter til å automatisere rutinemessige oppgaver med Power Automate. Her er det bare å være kreativ og prøve seg frem.
Hva kan gjøres for å forenkle overgangen til et nytt system?
Mitt beste tips er å forsøke å finne ut av hvorfor de nye systemene ikke blir tatt i bruk. Snakk med de som faktisk bruker systemene. Kanskje det er noe du ikke har tenkt på, som faktisk gjør arbeidsprosessen mer tungvint? Eller kanskje systemene blir brukt på en annen måte enn du hadde sett for deg?
Det neste steget blir da å tilrettelegge for at brukerne får en bedre opplevelse – og forhåpentligvis ser fordelene ved å bruke det nye systemet på sine premisser.
I tillegg blir som nevnt opplæring et viktig steg for å få folk til å bruke det nye systemet. Det er lettere å ta nye systemer i bruk hvis du vet hvorfor og hvordan. Ta gjerne kontakt med oss hvis du ønsker hjelp til å komme i gang.
Hva er ditt beste tips for å forbedre informasjonsflyten i en bedrift?
Bruk Teams eller et annet verktøy for å dele informasjon til alle samtidig. Det gjelder spesielt hvis de ansatte jobber fra ulike steder, for eksempel på hjemmekontor, men det er også et nyttig verktøy selv hvis alle jobber på samme kontor.
Det er både inkluderende og praktisk å ha kommunikasjonen skriftlig. Da har du muligheten til å gå tilbake for å se på tidligere meldinger, og du slipper å lure på hva som ble sagt i forbifarten. Det er dessuten utrolig nyttig etter ferier, permisjon og liknende, slik at det er enkelt å lese seg opp på hva som har skjedd siden sist.
Og til slutt – gå foran med et godt eksempel. Jo flere som tar i bruk Teams, jo bedre blir opplevelsen for alle. Prøv ut de ulike funksjonene med omtaler, kanaler, samtaler i dokumenter og gruppechat.
Lykke til!
