Hvordan kommuniserer du med kollegaene dine digitalt? Har dere felles fildeling og mulighet til å samarbeide i sanntid?
Og hvordan sikrer dere at alle i bedriften har tilgang til samme informasjon – fra hjemmekontoret, ute hos kunder eller fra kontoret?
Den nye arbeidshverdagen stiller større krav til de digitale løsningene – disse skal være både inkluderende, brukervennlige og sikre. Da kan Microsoft Teams være et godt alternativ.
5 grunner til at Microsoft Teams kan bidra til økt produktivitet
1. Alt er samlet på ett sted
Når arbeidsplassen blir mer spredt mellom ulike fysiske steder, kan Microsoft Teams være et fint digitalt samlingspunkt for alle i bedriften.
Her har du alt samlet på ett sted:
- alle arbeidsgruppene dine som er inndelt i ulike «team»
- alle meldinger til kollegaer og samarbeidspartnere
- viktige beskjeder
- videomøter
- bedriftens felles dokumenter
- integrasjon med andre Microsoft-tjenester
Ved at alt er samlet i Teams, er det enkelt å holde seg oppdatert om hva som skjer i bedriften i løpet av arbeidsdagen. Det samme gjelder hvis du har vært borte fra jobben i en stund, for eksempel på ferie eller i permisjon – da kan du raskt få oversikt over hva du har gått glipp av.
Teams kan også være nyttig ved nyansettelser, fordi det gir en fin introduksjon til både det faglige og det sosiale samspillet i bedriften.
2. Del ny informasjon til alle – samtidig
En annen fordel med Microsoft Teams er at du enkelt kan dele ny informasjon til alle i bedriften samtidig.
Du kan for eksempel opprette en egen kanal eller gruppechat for viktige beskjeder. Da vet alle at de er oppdatert hvis de følger med her.
På denne måten kan du skape engasjement og en følelse av tilhørighet blant de ansatte, uansett hvor de befinner seg. Det føles godt å vite at du ikke har gått glipp av noe, ikke sant?
For å styrke kommunikasjonen ytterligere, kan dere bli enige om at alle skal gi en bekreftelse på at meldingen er lest. Det kan for eksempel gjøres ved å reagere på meldingen med en tommel opp. Da blir det helt tydelig hvem som har fått med seg beskjeden, og hvem som trenger en ekstra påminnelse.
3. Skill mellom chat, kanaler og team – og tilpass deretter
Tilpass formidlingen av informasjon til hvem du ønsker å snakke til, hva slags type informasjon det er og hvor viktig det er. Med Teams slipper du å lete gjennom en uoversiktlig og overfylt innboks.
Velg om du vil dele beskjeden til hele eller deler av teamet, i en kanal eller i en chat:
- Et team er stabile arbeidsgrupper, for eksempel ulike avdelinger, hele bedriften eller ulike prosjektgrupper
- En kanal er som et samtaleemne innenfor de ulike teamene, hvor mer varig informasjon bør deles
- En chat er en personlig samtale, eller en gruppesamtale, som passer godt til raske avklaringer og uformell prat
4. Søk i tidligere samtaler og filer på en enkel måte
I Teams kan du søke gjennom alle tidligere samtaler og dokumenter på en enkel måte. Det gjøres enten via søkelinjen øverst i Teams-vinduet, eller direkte i en samtale/chat.
Du kan også bla gjennom tidligere innlegg manuelt i en kanal. Det blir enklere å finne frem når informasjonen er sortert og tilpasset mottakeren.
5. Fildeling og samarbeid i sanntid
Ved å opprette og dele filer i Teams sikrer du at alle har den nyeste versjonen av et dokument. Her synkroniseres alt automatisk, og du kan samarbeide med kollegaene dine i sanntid.
Dette legger til rette for en kultur preget av åpenhet. Du slipper å lure på om arbeidet ditt er godt nok før du kan vise det frem i et møte – i Teams kan alle se hva du jobber med, hvor du er i prosessen og komme med innspill underveis.
Denne måten å jobbe på kan bidra til økt produktivitet og bedre samhold.
Teams er bedriftens digitale kontorfellesskap
Disse fem punktene viser at Teams er mye mer enn videomøter. Det er selve den digitale rammen rundt bedriften.
Mens vi på kontoret er omringet av bedriftens logo, farger og fysiske lokaler, trenger vi Teams for å skape et digitalt kontorfellesskap i den hybride arbeidshverdagen.
Her skapes det en sosial ramme rundt «oss» som er med i teamet/bedriften, og «de andre» som ikke er en del av Teams-fellesskapet vårt.
Det bygger tillit, engasjement og tilhørighet – også på hjemmekontor.
Men hva med sikkerheten?
Selv om Teams er et nyttig verktøy, er det viktig at det blir brukt på riktig måte for å sikre bedriftens data.
Det finnes flere mulige sikkerhetsutfordringer knyttet til hvem som skal ha tilgang til ulike dokumenter, fra hvilke enheter, hva eksterne gjester skal ha lov til å gjøre osv.
Innstillingene for å sikre en god bruk av Teams må settes manuelt – som standard er alt åpent for alle, helt til rettighetene begrenses av teameieren.
Det er derfor viktig å ha et avklart forhold til hvordan Teams skal brukes i bedriften, hvem som skal ha ansvaret og hvilke team som skal opprettes.
Når sikkerheten er på plass, vil Teams kunne øke både trivselen og produktiviteten i bedriften.
Ta kontakt med oss hvis du ønsker en uforpliktende prat om hvordan Teams passer inn i din arbeidshverdag, eller se webinaret vårt for å lære mer om hvordan du kan sikre bedriftens bruk av Teams.
Bruker du Microsoft Teams på en sikker måte?
Fyll inn kontaktskjemaet nedenfor for å se opptak av webinaret vårt «Hvordan jobbe sikkert og effektivt» fra 28. april 2022, der vi gir deg 4 tips for en sikker bruk av Microsoft Teams (del 3 av webinaret).
