Er du glad i å skrive lister? Da kan OneNote og Planner fra Microsoft 365 være noe for deg.
Denne uken forteller Kari Anne om hvordan hun bruker disse verktøyene for å huske på alle frister og oppgaver som skal gjøres.
Les videre for å lære mer om hvordan du kan flytte listeskrivingen fra papiret til skyen.
Hva gjør du for å holde oversikt over alt som skal gjøres?
På begynnelsen av året legger jeg inn alle oppgaver som jeg vet skal gjøres i Planner, altså alle terminoppgaver og datoer som er fastsatt. Det er det aller første, og så blir oppgaver som kommer etter hvert lagt inn på dato fortløpende.
Jeg får påminnelser på e-post ut fra hva jeg har lagt inn i Planner, så da følger jeg med der.
Det kan for eksempel være frister i forbindelse med regnskap, lønnskjøring, moms, arbeidsgiveravgift og skattetrekk.
Når jeg slår opp regnskapsprogrammet på starten av dagen og skal begynne å bokføre, og vet at jeg har opplysninger liggende i OneNote, slår jeg opp OneNote og har det som et lite bilde ved siden av.
Jeg åpner det om morgenen ved første anledning, og er vanligvis innom flere ganger for å se.
OneNote er for eksempel ideelt for lister over firmabilnummer og hvem som har de ulike bilnumrene. Det er også veldig greit hvis vi har leverandører som har flere organisasjonsnummer – lister, konteringer og grupper av dette, slik at alt blir overført til riktig konto.
Som regel er det for å ha en dobbeltsjekk av meg selv for å kontrollere.
Hva gjorde du tidligere?
Tidligere brukte jeg noe så enkelt som en kalender fra Rema 1000. Der stod alle fristene, og ellers finnes det jo mange andre kalendere hvor alle fristene ligger inne, men der får du ingen påminnelse – du må følge med selv.
Hvordan har overgangen til digitale verktøy vært?
Det har vært veldig enkelt å ta i bruk. Legger du inn en oppgave, så kan du bare fylle på med opplysninger etter hvert som det måtte komme, som du trenger til den oppgaven du skal utføre. Du behøver ikke å legge inn alt med en gang.
Når det gjelder Planner, la jeg til å begynne med bare inn de helt faste oppgavene for å teste hvordan det fungerte med påminnelser osv.
Etter hvert har jeg sett at dette kan brukes til mye forskjellig, for eksempel enkle arbeidsoppgaver som du bare må huske fordi du skal gjøre det en eller to uker frem i tid.
Det kommer sakte, men sikkert – i en viss periode bruker du begge deler, men så finner du ut at det er jo overflødig, og da får du full nytteverdi av det.
Merker du noen forskjell i produktivitet?
Ja, jeg bruker ikke så lang tid på å lete, fordi jeg har laget et system blant annet i OneNote, og kan gå direkte inn og finne det jeg leter etter og vet hvor ligger. Det er veldig enkelt.
Hvis jeg lurer på hvordan jeg gjorde det sist, hvis det er noe jeg gjør en eller to ganger i året, så har jeg mitt eget system på det.
Det er mye mer lettvint, og jeg føler at jeg har bedre kontroll. Så lenge jeg stoler på at det er riktig lagt inn, så fungerer det kjempebra.
Hvordan ivaretar du sikkerheten når du jobber med sensitive personopplysninger?
Nå ivaretar jo fagsystemet personopplysningene i forhold til lønnskjøring og alt som er registrert der, men hvis jeg skal sende det ut av huset, som en e-post, er det sikkert ved å sende en kryptert e-post som ikke kan videresendes, for eksempel.
Det bruker jeg i forbindelse med lønns- og regnskapsopplysninger, både til revisor, kunder og leverandører.
Ellers skriver jeg ikke så mye sensitive personopplysninger, for eksempel personnummer, i disse verktøyene, fordi alt ligger inne i fagsystemet som et oppslagsverk.
Alle frister og liknende kommer ofte frem på hjem-siden i fagsystemet, men jeg bruker OneNote og Planner som et tilleggsverktøy for å forme det mer selv, og legge til ekstra opplysninger.
Ser du noen utfordringer ved bruk av disse appene?
Du er nødt til å vite hvordan du vil legge det opp for å finne tilbake til det, og mest da i OneNote. Hvis du skal legge opp en struktur, og lett finne tilbake, så må du ha det gjennomgående ryddig.
Det som er viktig å få frem, både for OneNote og Planner, er at du bygger det opp etter hvert, hele tiden. Hvis du begynner i det små, finner du raskt ut at det kan brukes til mye forskjellig. Da vil du få et system som er nyttig for deg.
Hvilket verktøy er din favoritt så langt?
OneNote, fordi jeg er jo så glad i å skrive lister. Jeg har brukt OneNote til alt mulig, ikke bare referater og liknende, men også til egne huskelister på nummer og navn.
Det er en enkel kontroll for meg selv ved at jeg kan dobbeltsjekke mot notatene i OneNote.
Jeg synes også det er ideelt med kortene (tavlevisningen) i Planner, og oppdelingen av kategoriene i OneNote. Designet er lett å kjenne igjen, for eksempel ved at kortene i Planner er som fysiske post-it-lapper og inndelingene i OneNote er som kapitler i en bok.
Det er veldig lett å utarbeide et system når det er så tydelig hva som skjer. Det går naturlig frem, så det er lett å ta i bruk.
Brukeropplevelsen med sikre digitale verktøy
Fyll inn kontaktinformasjon i skjemaet nedenfor for å få tilgang til opptaket av webinaret fra 15.06.2023 – helt gratis!
