Mens Microsoft Planner passer best for prosjektplanlegging i et team, er Microsoft To Do godt egnet for å holde oversikt over egne gjøremål og huskelister.
Her kan du notere alle oppgaver som skal gjøres, og sortere disse i ulike lister. Du kan også dele utvalgte lister med kollegaer eller venner.
To Do kan dessuten være et fint tilleggsverktøy til Outlook, fordi flaggede e-poster automatisk opprettes som oppgaver i en egen liste.
Hvis du er med i en delt plan i Planner, vil oppgaver som er tilordnet deg være synlig i To Do. Her får du altså alle oppgavene dine samlet på ett sted. Du kan til og med se alt i Teams med Tasks-appen, som snart vil få en oppdatering.
Min dag
Usikker på hvor du skal begynne? Første steg er å få oversikt over alt som skal gjøres. Legg til oppgavene i To Do, med forfallsdato, og eventuelt sorter dem i ulike lister.
Oppgaver med forfallsdato i dag vil automatisk legges til i listen «Min dag». Her kan du også legge til andre oppgaver, og To Do vil foreslå tidligere oppgaver som ikke har blitt fullført.
Denne listen med daglige oppgaver gjør det enklere å fokusere på én dag av gangen. Oppgaver du ikke rekker å få gjort, vil automatisk bli overført til neste dag.
Hvis du bruker funksjonen virtuell pendling i Viva Insights, vil du få en oppsummering av hvor mange oppgaver fra To Do du har fullført i løpet av dagen.
Fokusøkter med Klokke-appen
Fokusøkter i Windows 11 lar deg sette av for eksempel 30 minutter til dyp konsentrasjon for å jobbe med en av oppgavene i To Do. Varslinger dempes slik at du kan jobbe uforstyrret.
Du kan også sette et daglig mål for antall minutter med fokustid. Dette gjør det enklere å få oversikt over mye tid du får til konsentrasjonsarbeid i løpet av en vanlig arbeidsdag.
Det kan ta ca. 20 minutter å komme tilbake til samme nivået av konsentrasjon hvis du blir avbrutt mens du holder på med noe, for eksempel av et varsel om en ny e-post.
Det siste steget blir derfor å velge ut en av oppgavene du har registrert og jobbe målrettet med denne frem til fokusøkten er over.
Prøv selv
Hvis du ønsker å ta mer bevisste valg for å styre oppmerksomheten din, og dermed være mer effektiv når du jobber, anbefaler vi å teste ut denne fremgangsmåten: skriv ned alle oppgaver i Microsoft To Do, og bruk deretter fokusøkter i Klokke-appen. Da får du klarhet i hva som må gjøres først, og du slipper forstyrrelser underveis.
