Ved å laste opp eller opprette nye dokumenter i et team, vil alle medlemmene i teamet automatisk få tilgang. Filen lagres i et eget SharePoint-område som er koblet til teamet og tilhørende Microsoft 365-gruppe.
Du kan også dele dokumenter i Teams med andre i bedriften din, selv om de ikke er medlemmer i teamet hvor filen er lagret.
Hvis du ønsker å samarbeide i et dokument med personer utenfor organisasjonen din, kan du opprette en delt kanal eller invitere vedkommende som en gjest til teamet. Her kan du enkelt dele dokumenter i Teams på samme måte som med kollegaer.
Se denne videoen eller les videre for å lære mer om hvordan du kan dele dokumenter i Microsoft Teams.
Hvordan laste opp et dokument i Teams?
Den enkleste måten å laste opp et eksisterende dokument i Teams er å «dra» filen fra filutforskeren på PC-en din til Teams-vinduet, såkalt «drag and drop».
- Velg teamet og kanalen du ønsker å laste opp dokumentet i
- Gå til fanen «Filer» i kanalen
- Finn dokumentet du ønsker å laste opp, klikk og hold venstre museknapp mens du «drar» filen over i Teams-vinduet. Det skal da stå «+ kopiering» ved siden av musepekeren når du holder over Teams.
- Slipp venstre museknapp. Du vil da se at dokumentet har blitt kopiert inn i Teams.
Du kan også laste opp filen direkte fra «Filer»-fanen ved å velge «Last opp» og deretter finne filen eller mappen du ønsker å laste opp i Teams.
Hvordan opprette et nytt dokument i Teams?
Hvis du ønsker å opprette et nytt delt dokument, kan du gjøre dette direkte i Teams for å sikre at alle teammedlemmene har tilgang. Dette kan være en fin løsning hvis du vet at dokumentet uansett skal deles med disse personene – da slipper du å ha en utdatert kopi på PC-en din.
- Velg teamet og kanalen du ønsker å opprette dokumentet i
- Gå til fanen «Filer» i kanalen
- Velg «+ Ny»
- Velg hvilken type dokument du ønsker å opprette
- Oppgi et navn på dokumentet
- Dokumentet er nå synlig i oversikten, og delt med kanalen/teamet
Del et dokument ved hjelp av koblinger
Grunnlaget for deling av dokumenter i Teams er koblinger eller lenker. Disse viser til filen som er lagret i SharePoint eller OneDrive. Når du deler et dokument, deler du egentlig en lenke til dokumentet – ikke en kopi, slik som du vanligvis gjør på e-post.
Det betyr at flere kan samarbeide i dokumentet samtidig, og du unngår mange ulike versjoner.
1. Del eller kopier kobling
For å dele et dokument i Teams, kan du velge «Del» eller «Kopier kobling».
2. Bestem hvem som skal ha tilgang
Ved å klikke på «Del»-knappen får du opp et nytt vindu som viser hvem dokumentet automatisk deles med. Klikk på teksten for å endre hvem du ønsker å dele dokumentet med, og hvorvidt de skal få lese- eller skrivetilgang.
Her kan du velge «Personer i organisasjonen din med koblingen» hvis du ønsker å dele dokumentet med andre kollegaer enn de som er medlem i teamet hvor filen er lagret.
«Personer som har tilgang» betyr at det kun er teammedlemmene som har tilgang – det gjøres altså ingen endringer i rettighetene til å se dokumentet.
Du kan også velge «Bestemte personer» for å oppgi navnet til bestemte personer i organisasjonen din.
Under «Andre innstillinger» kan du velge om vedkommende kun kan lese eller gå gjennom dokumentet for å foreslå endringer, eller om de kan redigere dokumentet. Du kan også velge å blokkere nedlastning hvis du velger kun lesetilgang, og ønsker en høyere grad av sikkerhet.
3. Kopier koblingen til dokumentet
Etter at du har bestemt innstillingene for delingen, får du opp en kobling som du kan kopiere og dele med andre. Denne lenken tar deg direkte til dokumentet.
4. Del koblingen
Koblingen kan deretter deles via for eksempel en chat i Teams, i en kanal eller på e-post. Hvem som har mulighet til å åpne dokumentet avhenger av hvilke innstillinger du valgte i forrige steg.
Her ser du et eksempel på hvordan du kan dele et dokument i en chat i Teams. Etter at du har kopiert koblingen, kan du skrive en ny melding og lime inn koblingen (ctrl + V eller høyreklikk og velg «lim inn»).
Hvordan stoppe delingen av et dokument
Følg denne fremgangsmåten for å stoppe delingen av et dokument:
- Åpne dokumentet i skrivebordsprogrammet eller nettleseren, for eksempel Word
- Velg «Del»
- Velg tannhjulet merket med «Administrer tilgang…»
- Du får opp en oversikt over hvem dokumentet er delt med, og eventuelle koblinger som er opprettet. Klikk på «Stopp delingen» hvis du ønsker å fjerne tilgangene.
Husk å ivareta sikkerheten
Når bedriftens dokumenter er så lett tilgjengelig for deling, er det ekstra viktig å sørge for at sikkerheten er ivaretatt. Du kan for eksempel bestemme at kun personer i organisasjonen din skal ha tilgang til bedriftens ressurser i SharePoint, og stille krav til enhetene som brukes for å åpne eller redigere disse.
Dette forebygger risikoen for at firmaressurser skal komme på avveie. Vi kan hjelpe deg med å sikre bedriftens data ved hjelp av tilgangsstyring og kontroll av enheter i Microsoft Endpoint Manager og Intune.
Når flere dokumenter lagres i Teams og SharePoint er det dessuten viktig å ha en god backup-løsning av Microsoft 365-data på plass.
Kontakt oss hvis du ønsker hjelp til å sikre bedriften din.
